Résumé de l'article : Ce tutoriel vous explique comment procéder au remboursement d'un client en créant une note de crédit (ou avoir) dans Reservit PMS. Vous y apprendrez à générer ce document comptable depuis une facture existante, que ce soit pour une restitution de fonds partielle ou totale, et à traiter la transaction via votre terminal de paiement. En maîtrisant cette procédure, vous garantirez une gestion financière rigoureuse et assurerez la satisfaction de vos voyageurs en cas d'annulation ou d'ajustement tarifaire.
Les 5 étapes clés pour créer une note de crédit et rembourser un client :
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Accéder à la facture initiale : Rendez-vous dans le compte de facturation de votre client, ouvrez la « Liste des documents », puis affichez les détails de la facture originale (qui doit déjà inclure le paiement initial).
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Initier la note de crédit : Au bas de la facture, cliquez sur le bouton « CRÉER UNE NOTE DE CRÉDIT » et spécifiez si vous souhaitez effectuer un remboursement total ou partiel.
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Générer le document comptable : Cliquez sur « PRÉVISUALISER » pour vérifier l'exactitude des montants, puis validez l'opération en cliquant sur « GÉNÉRER LA NOTE DE CRÉDIT ».
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Ajouter le remboursement : Sur le nouvel avoir généré, cliquez sur « AJOUTER UN REMBOURSEMENT » et sélectionnez le mode de restitution souhaité dans le menu déroulant (par exemple, « Prélèvement CB »).
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Valider la transaction : Cochez l'option permettant d'accéder au terminal de paiement après validation, puis cliquez sur « VALIDER » pour ouvrir l'interface sécurisée (comme Stripe) et finaliser le transfert des fonds.
Pourquoi suivre ce guide ? Suivre ce guide vous permet de traiter les retours de fonds en toute sécurité et en parfaite conformité avec les règles comptables, vous évitant ainsi les écarts de caisse. Une gestion rapide et structurée des remboursements rassure vos clients et préserve l'image de marque de votre établissement, même lors d'une annulation.
Astuce: Pour commencer, veuillez vous rendre dans le compte de facturation de votre client. Il faut tout d'abord générer la facture de la réservation avec le paiement initial qui a déjà et payé par le client.
Une fois la facture générée, vous pourrez depuis celle-ci générer une note de crédit qui vous permettra de rembourser votre client.
1. Depuis le compte de facturation > Liste des documents > Voir les détails de la facture
2. En bas de la facture, sélectionner"CRÉER UNE NOTE DE CRÉDIT"
3. Vous pouvez choisir d'effectuer en totalité ou partiel
4. Cliquez sur "PRÉVISUALISER"
5. Cliquez sur "GÉNÉRER LA NOTE DE CRÉDIT"
6. Cliquez sur "AJOUTER UN REMBOURSEMENT"
7. Sélectionnez le "Mode de remboursement"
8. Cliquez sur "Prélèvement CB"
9. Cliquer sur Accéder au terminal de paiement après validation pour que la fenêtre Stripe s'ouvre ensuite
10. Cliquez sur "VALIDER"
