Résumé de l'article : Ce tutoriel vous explique comment gérer efficacement un dépôt de garantie (ou caution) via le terminal de paiement intégré à votre PMS Reservit Hébergement. Vous y apprendrez à manipuler une pré-autorisation en cours afin d'encaisser le montant bloqué, en totalité ou en partie, ou de le relâcher manuellement à la fin du séjour. Maîtriser cette fonctionnalité sécurise vos revenus face aux imprévus tout en assurant un traitement transparent et automatisé pour vos clients.
Les 5 étapes clés pour gérer un dépôt de garantie :
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Ouvrir le terminal de paiement : Depuis le dossier de réservation de votre client, accédez directement au terminal de paiement virtuel.
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Retrouver la caution bloquée : Sélectionnez l'onglet "Pré-autorisation en cours". (Note : si cet onglet n'apparaît pas, cela signifie qu'aucun dépôt n'a été préalablement bloqué avec cette réservation).
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Définir l'action de capture : Choisissez de capturer le montant de la caution en totalité, partiellement, ou de relâcher l'empreinte manuellement. Attention, un dépôt de garantie ne peut être encaissé qu'une seule fois.
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Enregistrer et confirmer : Cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer votre choix, puis validez cette action une seconde fois lors de l'écran de confirmation pour sécuriser la manipulation.
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Valider le succès de l'opération : Assurez-vous de l'apparition du message de succès à l'écran ; le système enverra alors automatiquement un courriel au client pour l'informer du prélèvement.
Pourquoi suivre ce guide ? Suivre rigoureusement cette procédure vous assure de manipuler correctement les fonds bloqués sans risquer de perdre l'empreinte bancaire ou de faire des erreurs de double facturation. C'est une manipulation indispensable pour protéger financièrement votre établissement en cas de dégradations ou de frais annexes impayés, tout en garantissant une comptabilité irréprochable.
Un dépôt de garantie est un dépôt. Il s'agit d'un montant qui est bloqué mais non encaissé. Nous verrons dans ce tutoriel comment l'encaisser en totalité ou en partie
Attention! Un montant sur un dépôt de garantie ne peut être pris qu'une seule fois!
1. Accéder au terminal de paiement à partir de la réservation.
2. Sélectionner ''Pré-autorisation en cours''. Si ce champ n'apparaît pas, c'est que le dépôt de garantie n'a pas été pris avec la réservation.
3. À cette étape vous aurez la possibilité de capturer le montant en totalité ou en partie. Vous pouvez également relâcher manuellement le dépôt de garantie.
4. Pensez à ''Enregistrer'' votre action pour qu'elle s'applique.
5. L'action devra être validée une seconde fois.
6. Si l'action à réussi vous aurez un message de succès.
Un courriel avec le montant prélevé sera alors transmis au client.