Résumé de l'article : Ce tutoriel vous explique comment gérer le processus de facturation complet d'une réservation au sein de Reservit Activités. Vous apprendrez à ajuster une commande en y ajoutant des prestations supplémentaires, à générer une facture proforma, à consigner un paiement manuel et à émettre la facture finale pour la transmettre à votre client. Grâce à ce guide, vous maîtriserez l'édition de vos documents comptables pour un suivi financier précis et professionnel.
Les 5 étapes clés pour facturer une réservation :
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Accéder à la facturation : Naviguez dans "Réservations" puis "Gestion des réservations", recherchez le dossier spécifique de votre client et cliquez sur le bouton "Accéder à la facturation".
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Ajuster les lignes de compte : Si le client a consommé des extras, cliquez sur "Nouvelle ligne" pour ajouter des éléments à facturer, en sélectionnant un service existant ou en créant une nouvelle prestation sur mesure.
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Créer la proforma et ajouter le paiement : Cliquez sur "Facturer" pour générer le brouillon de votre document (facture proforma). Cliquez ensuite sur "Ajouter un paiement" pour enregistrer un règlement manuel (notez que les paiements pris en ligne via Stripe s'affichent automatiquement).
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Émettre la facture finale : Une fois toutes vos vérifications effectuées, cliquez de nouveau sur le bouton "Facturer" pour verrouiller le document et générer la facture définitive numérotée.
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Transmettre et gérer le document : Utilisez les options disponibles pour imprimer, télécharger en PDF ou envoyer directement la facture par courriel. Attention : vous pouvez éditer les montants par la suite, mais le nom du client ne peut plus être modifié une fois la facture finale générée (en cas d'erreur, il faudra l'annuler et la recréer).
Pourquoi suivre ce guide ? Un processus de facturation standardisé et rigoureux est essentiel pour maintenir une comptabilité saine et transparente. En maîtrisant la création, l'ajustement et l'envoi de vos factures directement depuis votre plateforme de réservation, vous centralisez vos opérations financières, gagnez un temps précieux à l'accueil et professionnalisez vos échanges avec votre clientèle.
1. Dans Réservations > Gestion des réservations, recherchez la réservation puis cliquez sur "Accéder à la facturation"
2. Vous retrouverez les lignes de comptes correspondantes. Pour en ajouter une supplémentaire, cliquez sur Nouvelle ligne.
3. Vous pouvez sélectionner une prestation déjà existante ou en créer une nouvelle.
4. Validez pour l'ajouter.
5. Pour créer votre facture, cliquez sur "FACTURER".
6. Vous voyez alors s'afficher la facture Proforma (le brouillon de votre document final). Cliquez sur "AJOUTER UN PAIEMENT" pour en notifier un manuellement. Si le paiement est pris à la réservation avec Stripe, la ligne de paiement sera déjà automatiquement renseignée.
7. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur "FACTURER" pour générer la facture finale.
8. Vous pouvez imprimer la facture.
9. Vous pouvez télécharger la facture en PDF.
10. Vous pouvez envoyer la facture à votre client par courriel.
11. Cliquez sur envoyer pour valider l'envoi par courriel.
12. Vous pouvez éditer la facture pour modifier certains éléments comme les lignes de compte ou de paiement. Vous ne pourrez plus modifier le nom du client une fois la facture générée, vous devrez l'annuler et la recréer.
