Résumé de l'article: Ce guide complet vous explique comment activer et personnaliser l'envoi automatisé de vos rapports de réservations quotidiens depuis votre tableau de bord Reservit Activités. En suivant ce tutoriel, vous apprendrez à paramétrer facilement les alertes courriels pour que votre équipe reçoive chaque matin un récapitulatif détaillé des statuts de paiement, des arrivées et des prestations de vos clients.
Les 5 étapes clés pour automatiser votre rapport de réservation :
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Accès aux paramètres : Rendez-vous dans la rubrique "Gestion de mon activité", puis sélectionnez "Configuration de mon établissement".
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Informations générales : Cliquez sur l'onglet "Informations générales établissement" pour accéder à vos paramètres globaux.
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Localisation de l'option : Faites défiler la page jusqu'à la section intitulée "Rapport quotidien des réservations".
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Activation de l'envoi : Cochez "Oui" au niveau du champ "Recevoir quotidiennement le rapport des réservations".
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Ajout des destinataires et sauvegarde : Renseignez les adresses courriels de votre équipe (une par ligne) et cliquez sur "Modifier" pour enregistrer vos changements.
Pourquoi suivre ce guide ? L'automatisation de ce rapport vous fait gagner un temps précieux chaque matin et garantit que votre équipe dispose d'une visibilité parfaite sur les opérations du jour. Cette configuration simple permet d'éviter les erreurs de suivi de facturation et d'optimiser la préparation des arrivées pour une gestion hôtelière plus sereine.
1. Quelques informations sur le fonctionnement de ce rapport quotidien.
Ce rapport contient:
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Statut du paiement : payé, non payé, prépayé, inclus dans le forfait, paiement sur place, paiement hors ligne ou en attente du solde
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Prestation
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Numéro de réservation : correspond au numéro de panier (si on a plusieurs prestations sur une réservation, le rapport indique plusieurs lignes à savoir une ligne par prestation)
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Durée
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Nom du client
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Occupation : correspond au nombre de personnes sur la réservation
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Liste participants
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Employé (si applicable) : correspond à la ressource configurée dans “Mes ressources” > Gestion de l’équipe
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Options (si applicable)
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Détails de la réservation : correspond au détail des lignes de facturation si la facturation est activée; si la facturation n’est pas activée, la cellule est vide.
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Montant restant dû : affichage des montants HT pour le Canada avec une ligne avec le montant des taxes.
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Seules les réservations de type créneau sont concernées par l’envoi du fichier.
Également, le rapport sera transmis entre 5h et 6h du matin. Si aucune réservation n'est prévue pour la journée alors le rapport n'est pas transmis. Le rapport est transmis dans la langue de communication de l'établissement.
2. Allez dans "Gestion de mon activité" puis "Configuration de mon établissement"
et enfin "Informations générales établissement"
3. Tout en bas de la liste, allez dans "Rapport quotidien des réservations" section
4. Passez à "Oui" le champ "Recevoir quotidiennement le rapport des réservations" si vous souhaitez recevoir ce rapport. Passez le à "Non" si vous ne souhaitez pas le recevoir.
5. Dans la case à droite, inscrivez les adresses courriels qui doivent recevoir ce rapport chaque matin. Saisissez chaque adresse e-mail sur une nouvelle ligne en appuyant sur la touche Entrée après chaque adresse.
6. Cliquez sur "Modifier" pour sauvegarder les changements.
