Comment rembourser un client débité deux fois sur Reservit PMS (paiement en double)

Résumé de l'article : Le même paiement par carte est passé deux fois pour une réservation. Ce tutoriel vous montre comment facturer le séjour avec un seul des deux paiements, puis rendre le paiement en trop sur la carte du client par le terminal de paiement, sans laisser de vente ni de taxe en trop dans vos comptes.

Les 5 étapes clés pour rembourser un paiement en double :

• Facturer le séjour avec un seul paiement : cochez le séjour et un seul des deux paiements, puis facturez.

• Ajouter une ligne de trop-perçu : une nouvelle ligne du montant du paiement en trop, hors taxe.

• Facturer cette ligne avec le paiement en trop : le total est de 0 : la facture est réglée par le paiement en trop.

• Créer la note de crédit depuis cette facture : toutes les prestations, puis générez.

• Rembourser par le terminal : choisissez la transaction en trop dans la liste, puis envoyez.

Pourquoi suivre ce guide ? Une ligne de paiement ne se rembourse pas seule : un remboursement passe toujours par une note de crédit liée à une facture. La facture de trop-perçu et sa note de crédit s'annulent, vos ventes et vos taxes restent justes, et le terminal rend l'argent sur la bonne transaction.

Facturer le séjour avec un seul paiement

1. Ouvrez la réservation, onglet « Facture(s) », puis « ACCÉDER AU COMPTE DE FACTURATION ». Dans « Lignes du compte », vous voyez le séjour et deux lignes « Règlement » du même montant : le compte est négatif.

2. Cochez le séjour et un seul des deux règlements (« Somme des lignes sélectionnées » à 0,00 $CA), cliquez sur « FACTURE », puis sur « FACTURER ». La facture du séjour a le statut « Payé ». (Le séjour est déjà facturé avec un seul paiement ? Passez à l'étape suivante.)

Facturer le paiement en trop

3. Cliquez sur « NOUVELLE LIGNE » et remplissez :

• Libellé : par exemple « Trop-perçu (paiement en double) » ;

• Prix unitaire : le montant du paiement en trop ;

• Catégorie de l'option dans le rapport de chiffres d'affaires : « Notes de crédit » ;

• Taxe à appliquer : « Hors taxe ».

4. Cliquez sur « VALIDER ». Cochez la ligne de trop-perçu et le règlement restant (« Somme des lignes sélectionnées » à 0,00 $CA), cliquez sur « FACTURE », puis sur « FACTURER ». Cette facture a le statut « Payé ».

Rembourser le paiement en trop

5. En bas de la facture de trop-perçu, cliquez sur « CRÉER UNE NOTE DE CRÉDIT », gardez « Toutes les prestations », cliquez sur « PRÉVISUALISER », puis sur « GÉNÉRER LA NOTE DE CRÉDIT ».

6. Sur la note de crédit, cliquez sur « AJOUTER UN REMBOURSEMENT », choisissez le mode carte (par exemple « VISA/MASTERCARD CREDIT »), cochez « Accéder au Terminal de Paiement après validation », puis cliquez sur « VALIDER ».

7. Le terminal de paiement s'ouvre en mode « Remboursement ». Sous « Sur quelle opération bancaire souhaitez vous faire un remboursement », il liste toutes les transactions par carte de la réservation, avec leur date, leur heure et leur montant. Choisissez celle en trop (en général la seconde), vérifiez le montant, puis cliquez sur « ENREGISTRER », « ENVOYER », et « FERMER » sur « Operation réussie ! ».

8. Résultat : le remboursement apparaît dans la « Liste des remboursements » de la note de crédit. Dans « Liste des documents », la facture du séjour, la facture de trop-perçu et sa note de crédit ont toutes le statut « Payé » ; la facture de trop-perçu et la note de crédit sont liées.

Pour le détail de chaque écran de remboursement, voir Comment rembourser un client sur Reservit PMS.