Résumé de l'article : Ce tutoriel vous explique comment procéder à un remboursement client à la suite d'une modification de séjour, comme la suppression d'une chambre ou la réduction du nombre de nuits, directement sur Reservit PMS. Vous apprendrez à ajuster votre facturation pour maintenir un historique propre, éditer une note de crédit ciblée, et effectuer la restitution des fonds de manière sécurisée. Cette méthode vous garantit une comptabilité parfaitement équilibrée tout en facilitant la gestion de vos annulations partielles.
Les 5 étapes clés pour rembourser une réservation modifiée :
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Mettre à jour le séjour : Ouvrez le dossier du client et modifiez la réservation en supprimant la chambre ou en diminuant les nuitées concernées.
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Ajuster la facture initiale : Accédez à la facturation et ajoutez manuellement la ligne venant d'être supprimée afin de pouvoir éditer et valider une facture sur le montant total initial.
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Générer un avoir ciblé : Cliquez sur "Créer une note de crédit", optez pour "Lignes spécifiques", et sélectionnez uniquement la prestation retirée du séjour pour la prévisualiser.
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Initier la restitution : Cliquez sur "Ajouter un remboursement" et sélectionnez le mode de transaction initialement utilisé par le client (ex : Visa Mastercard crédit via Stripe).
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Valider le paiement terminal : Cochez impérativement l'option "Accéder au Terminal de Paiement après validation", confirmez l'opération, et vérifiez que votre facture et votre note de crédit affichent le statut "Payé".
Pourquoi suivre ce guide ? Appliquer cette méthode spécifique vous permet d'éviter les erreurs comptables fréquentes, comme les soldes négatifs impossibles à clôturer après une modification de dossier. Vous sécurisez vos flux financiers en gardant une trace exacte de la transaction initiale et du remboursement, tout en assurant un traitement transparent et professionnel pour votre client.
1. Si un client souhaite modifier sa réservation (diminuer le nombre de nuits ou supprimer une chambre), cliquer sur la réservation en question.
2. Puis cliquer sur le crayon afin d'effectuer la modification
3. Ici nous supprimons une chambre.
4. Cliquer sur "CONFIRMER"
5. Je me rends à nouveau sur ma réservation.
6. Cliquer "Accèder à la facturation"
7. La ligne de la 2ème chambre a été supprimée de la facturation, ce qui fait que nous avons un solde négatif. On va donc ajouter une nouvelle ligne afin de remettre la ligne de la 2ème chambre. Pour faire le remboursement il faut que l'on ait le montant initial de la facture sans la modification
8. Sélectionner une ligne existante
9. Cliquer sur "VALIDER"
10. Cliquer sur "FACTURER"
11. Après avoir vérifié votre facture cliquer sur "FACTURER"
12. Cliquer sur "CRÉER UNE NOTE DE CRÉDIT"
13. Cliquer sur "Lignes spécifiques"
14. Sélectionner la ligne qui a été supprimé suite à la modification.
15. Cliquer sur "PRÉVISUALISER"
16. Cliquer "GÉNÉRER LA NOTE DE CRÉDIT"
17. Cliquer sur "AJOUTER UN REMBOURSEMENT"
18. Sélectionner le mode de remboursement et si vous souhaitez rembourser via Stripe sélectionner VISA Mastercard crédit.
19. Cliquer sur "Accéder au Terminal de Paiement après validation"
20. Cliquer sur "VALIDER"
21. On voit bien que la facture et la note de crédit sont bien en Payé.
