Résumé de l'article : Ce tutoriel vous explique comment procéder à un remboursement client à la suite d'une modification de séjour, comme la suppression d'une chambre ou la réduction du nombre de nuits, directement sur Reservit PMS. Vous apprendrez à ajuster votre facturation pour maintenir un historique propre, éditer une note de crédit ciblée, et effectuer la restitution des fonds de manière sécurisée. Cette méthode vous garantit une comptabilité parfaitement équilibrée tout en facilitant la gestion de vos annulations partielles.
Les 5 étapes clés pour rembourser une réservation modifiée :
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Mettre à jour le séjour : Ouvrez le dossier du client et modifiez la réservation en supprimant la chambre ou en diminuant les nuitées concernées.
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Ajuster la facture initiale : Accédez à la facturation et ajoutez manuellement la ligne venant d'être supprimée afin de pouvoir éditer et valider une facture sur le montant total initial.
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Générer un avoir ciblé : Cliquez sur "Créer une note de crédit", optez pour "Lignes spécifiques", et sélectionnez uniquement la prestation retirée du séjour pour la prévisualiser.
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Initier la restitution : Cliquez sur "Ajouter un remboursement" et sélectionnez le mode de transaction initialement utilisé par le client (ex : "VISA/MASTERCARD CREDIT" via Stripe).
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Valider le paiement terminal : Cochez impérativement l'option "Accéder au Terminal de Paiement après validation", confirmez l'opération, et vérifiez que votre facture et votre note de crédit affichent le statut "Payé".
Pourquoi suivre ce guide ? Appliquer cette méthode spécifique vous permet d'éviter les erreurs comptables fréquentes, comme les soldes négatifs impossibles à clôturer après une modification de dossier. Vous sécurisez vos flux financiers en gardant une trace exacte de la transaction initiale et du remboursement, tout en assurant un traitement transparent et professionnel pour votre client.
1. Si un client souhaite modifier sa réservation (diminuer le nombre de nuits ou supprimer une chambre), cliquez sur la réservation en question.
2. Cliquez ensuite sur le crayon ("Éditer") afin d'effectuer la modification.
3. Dans cet exemple, supprimez une chambre.
4. Cliquez sur "CONFIRMER".
5. Retournez sur la réservation et cliquez sur l'onglet "Facture(s)".
6. Cliquez sur "ACCÉDER AU COMPTE DE FACTURATION".
7. La ligne de la 2e chambre a été supprimée de la facturation, ce qui entraîne un solde négatif. Il faut donc ajouter une nouvelle ligne pour remettre celle de la 2e chambre : pour effectuer le remboursement, la facture doit présenter le montant initial, sans la modification.
8. Cliquez sur "NOUVELLE LIGNE" puis, dans "Récupérer une ligne existante", sélectionnez la ligne de la 2e chambre.
9. Cliquez sur "VALIDER".
10. Cliquez sur "FACTURE".
11. Après avoir vérifié votre facture, cliquez sur "FACTURER" pour la générer.
12. Cliquez sur "CRÉER UNE NOTE DE CRÉDIT".
13. Choisissez "Lignes spécifiques".
14. Sélectionnez la ligne qui a été supprimée suite à la modification.
15. Cliquez sur "PRÉVISUALISER".
16. Cliquez sur "GÉNÉRER LA NOTE DE CRÉDIT".
17. Cliquez sur "AJOUTER UN REMBOURSEMENT".
18. Sélectionnez le mode de remboursement ; pour rembourser via Stripe, sélectionnez "VISA/MASTERCARD CREDIT".
19. Cochez "Accéder au Terminal de Paiement après validation"
20. Cliquez sur "VALIDER".
21. La facture et la note de crédit sont désormais au statut "Payé".
