Étape 1 : Vérifier la nature de la surréservation
Avant toute chose, il faut valider s'il s'agit d'un manque de disponibilité (Out of Stock) ou d'un simple problème d'attribution de chambre (Available Stock Decremented).
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Ouvrez la réservation placée en surréservation pour faire apparaître le volet du PMS.
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Cliquez sur les trois petits points (en haut à droite), puis sélectionnez Historique.
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Consultez la première ligne :
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Available Stock Decremented : Il y avait bien de la place à la création de la réservation. ➡️ Passez à l'étape 2.
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Out of Stock : C'est un véritable surbooking, il n'y a plus de chambres disponibles. ➡️ Passez à l'étape 3.
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Étape 2 : Le "Tetris Hôtelier" (Réattribution des chambres)
Si la réservation s'est intégrée sur stock, la disponibilité est simplement fragmentée. Il faut réorganiser l'occupation pour libérer une chambre en continu. Vous avez deux méthodes :
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Méthode visuelle (Déplacement) : Déplacez directement les autres réservations d'une chambre à une autre sur le planning pour créer l'espace nécessaire.
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Méthode par désattribution (très utile si de nombreuses réservations bloquent le planning) :
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Cliquez sur une réservation qui bloque votre planning.
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Dans le volet de droite (au niveau de la chambre attribuée), cliquez sur Désattribuer.
Note : Cette action place la réservation en surréservation temporaire sans libérer le stock global. Vous pouvez ainsi placer la nouvelle réservation, puis recaser facilement celle que vous venez de désattribuer. N’hésitez pas à répéter l'opération sur plusieurs réservations pour faciliter l’attribution finale des unités.
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Étape 3 : Gestion d'une véritable surréservation (Out of Stock)
Si l'historique indique Out of Stock, le surbooking est réel. Plusieurs motifs peuvent en être à l’origine :
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Un incident technique chez un partenaire connecté.
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Une mauvaise configuration des offres.
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Une mauvaise configuration dans la gestion des unités physiques.
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Deux réservations créées simultanément (dans le même intervalle de quelques secondes).
Action requise : Dans tous les cas de réelle surréservation, contactez notre équipe de support. Ils pourront investiguer la cause exacte et vous indiquer les configurations à modifier le cas échéant.
💡 Bonne pratique : Anticipation en Haute Saison
En très haute saison, n’hésitez pas à mettre un "Stop sales" sur vos connexions avec les distributeurs. Ainsi, lorsqu’il ne vous reste que quelques chambres, le système fermera automatiquement les distributeurs pour les dates concernées, limitant grandement le risque de surréservation. En cas d’annulation, le système réouvrira les ventes de manière autonome.
Contactez notre équipe si vous souhaitez mettre en place cette configuration.