Résumé de l'article : Découvrez comment paramétrer et automatiser les courriels de départ autonome (self check-out) pour vos clients sur Reservit PMS. Ce tutoriel vous guidera dans la configuration de l'heure d'envoi, la personnalisation du message avec le lien de paiement, et la gestion manuelle des départs depuis votre planning. En activant cette fonctionnalité, vous offrez à vos voyageurs la flexibilité de solder leur séjour et de télécharger leur facture de manière totalement indépendante.
Les 5 étapes clés pour configurer le départ autonome :
-
Accès au module de communication : Rendez-vous dans "Gestion de mon établissement", ouvrez la section "Courriels automatiques" puis cliquez sur "Courriels Séjour client".
-
Paramétrage de l'horaire d'envoi : Dans la rubrique "Courriel départ autonome", définissez l'heure exacte à laquelle le message doit être expédié automatiquement à vos clients (par exemple, à 13h00).
-
Insertion du lien de facturation : Ajoutez impérativement la balise dynamique
{#urlselfcheckout}dans le corps de votre message pour générer l'accès sécurisé du client, puis cliquez sur "ENREGISTRER" et activez la fonctionnalité. -
Contrôle manuel depuis le calendrier : Ouvrez votre calendrier des réservations, cliquez sur une date précise, puis naviguez dans l'onglet "Clôture" et "Départs" pour activer ou désactiver l'envoi du courriel au cas par cas.
-
Suivi et actions rapides : Utilisez les icônes de raccourci (l'arobase pour forcer le renvoi du courriel, l'œil pour prévisualiser le message, ou le symbole $ pour vérifier le compte) pour garder le contrôle pendant que le client effectue son check-out en ligne.
Pourquoi suivre ce guide ? Mettre en place le départ automatisé vous permet de réduire drastiquement les files d'attente à la réception lors des heures de pointe matinales. Ce processus modernise l'expérience de vos voyageurs tout en garantissant à votre établissement un encaissement sécurisé et une clôture comptable sans friction ni perte de temps pour vos équipes.
Étape 1 - Configuration du départ autonome
1. Pour aller configurer votre courriel de départ autonome veuillez vous rendre dans "Gestion de mon établissement" - "Courriels automatiques" - "Courriels Séjour client"
2. Rendez-vous ensuite dans la section "Courriel départ autonome"
3. Paramétrez l'heure désirée d'envoi du courriel de départ autonome.
4. ex: 13h.
5. Cliquez sur URL de départ autonome
6. Dans le corps des courriels ''départ autonome'' et ''envoi de facture'' tagger {#urlselfcheckout}"
7. Une votre configuration terminée, cliquez sur "ENREGISTRER" puis activez la fonctionnalité.
Étape 2 - La gestion des réservations
Tip: Dans votre calendrier des réservations, vous allez pouvoir gérer manuellement les départs autonome.
8. Rendez-vous dans votre calendrier des réservations et cliquez sur la date qui vous intéresse : ex : 5 juin
9. Accédez à l'onglet ''Cloture'' puis ''Départs'' le client recevra si ''activé'' son courriel de départ autonome. À l'inverse, le client ne recevra pas de courriel automatique de départ si c'est ''désactivé'' au niveau du curseur dans votre planning.
10. Vous avez également des pictogrammes qui apparaissent:
@ permet le renvoi mannuel du courriel de départ autonome
l'oeil : permet la prévisualisation de ce que le client va recevoir
le crayon : édite la réservation
$ : permet d'accèder au compte de facturation du client
11. Lorsque que le client effectue son départ en autonomie, il va attérir sur cette page qui va récapituler sa réservation.
12. Le client peut alors "télécharger" sa facture et solder sa réservation en toute autonomie.
